Základní popis rezervačního systému

Rezervační systém PYXIS je členěn do vzájemně spolupracujících modulů. Každý modul má svoji definovanou úlohu a primárně slouží určité skupině uživatelů.

Kontrakty

Modul "kontrakty" je určen především obchodníkům, kteří spolupracují s dodavateli jednotlivých služeb, ze kterých se následně sestavují zájezdy. V modulu kontraktů se evidují nakoupené služby se všemi parametry nutnými pro jejich následné využití v rezervačním systému. Parametry se liší dle druhu služby, ale obecně platí, že pro každou službu se eviduje vstupní cena, dostupnost a případně kapacita dané služby.

Tvorba nabídky

Hlavním účelem modulu "tvorba nabídky" je sestavení výsledného produktu, tzn. zájezdu. Zájezdy se sestavují z jednotlivých služeb evidovaných v modulu kontraktů. Pro efektivní tvorbu nabídky má uživatel k dispozici řadu nástrojů, které mu usnadňují práci i při tvorbě nabídky velkého počtu zájezdů. Zájezdy se následně začleňují do hierarchické struktury, přičemž jeden zájezd je možné zařadit do různých struktur s různými katalogovými informacemi. Je tak snadné například pro letní a zimní pobyty zadat jiné katalogové informace. Systém automaticky pro každý zájezd počítá pomocí vstupních cen jednotlivých služeb režijní cenu zájezdu. Podle definovaných pravidel se pak z režijní ceny počítají koncové prodejní ceny. Uživatel má samozřejmě celý proces tvorby ceny plně pod kontrolou a může jej ručně ovlivnit.

Rezervace a prodej

Nejdůležitějším modulem rezervačního systému je modul "rezervace a prodej". Jeho cílem je rychlé a efektivní vyhledání klientem požadovaného zájezdu a jeho snadným prodejem – od rezervace až po potvrzení prodeje a odbavení zájezdu.

Hlavní důraz byl kladen na jednoduchost ovládání, takže rezervace může provádět i méně zaškolený uživatel. Systém jej provádí celým procesem rezervace a prodeje tak, aby byl celý proces co nejjednodušší.

Součástí modulu je řada automatizovaných úloh, které mají za cíl usnadnit rutinní práci uživatelům. Jde například o automatickou kontrolu nezávazných rezervací či kontrolu a provádění odbavení.

Katalogové informace

Součástí rezervačního systému je také redakční systém, pomocí kterého je možné zadávat katalogové informace nejen pro jednotlivé zájezdy či dokonce služby, ale je také možné zadávat tyto informace pro obecné popisy, například pro státy či střediska.

Katalogovými informacemi jsou formátované textové popisy, fotografie a další obrázky, anebo také značky prezentované grafickými symboly a krátkými popisy.

Katalogové informace jsou využívané jak přímo rezervačním systémem, tak je možné je exportovat pro potřeby partnerů cestovní kanceláře, nebo jako podklady pro DTP studio pro výrobu tištěných katalogů.

Online služby

Velký důraz je kladen na otevřenost rezervačního systému pomocí online služeb. Díky nim je možné rezervační systém snadno napojit na webové stránky cestovní kanceláře s funkcionalitou od vyhledání zájezdu a kontrolou dostupnosti až po rezervaci zájezdu.

Online služby lze zpřístupnit také partnerům cestovní kanceláře, aby i oni byli schopni jejich využití. Díky tomu mohou provádět prodej zájezdu bez nutnosti komunikace s pracovníky cestovní kanceláře, kteří se tak mohou věnovat jiným činnostem.

Web

Rezervační systém poskytuje detailní informace o nabízených zájezdech včetně cen, katalogových informací a informaci o dostupnosti, které je možné následně využít pro tvorbu webových stránek cestovní kanceláře.

Údaje o zájezdech poskytované rezervačním systémem je možné také zpřístupnit partnerům cestovní kanceláře. Ti pak mohou tato data snadno importovat do svých systémů a nabízet tak zájezdy cestovní kanceláře bez většího úsilí. Lze je zpřístupnit například jako XML data apod.

Tiskové sestavy

Nedílnou součástí rezervačního systému je také modul "tiskové sestavy". Tento modul je využíván napříč celým rezervačním systémem.

Tiskové sestavy slouží jak pro zajištění běžného provozu (smlouvy, poukazy, faktury, pokyny, rooming listy atp.), tak pro podrobné a detailní sledování prodejů a následné analýzy.

Obchodní podmínky

Přestože rezervační systém PYXIS představuje standardní řešení pro cestovní kanceláře, přistupujeme ke každé cestovní kanceláři individuálně. A to jak v rámci implementace a zohlednění individuálních požadavků, tak při stanovení ceny rezervačního systému.

Cestovní kancelář má možnost si zvolit jeden z nabízených způsobů implementace:

  1. Implementace na vlastním serveru

    Jde o klasický způsob implementace a provozu rezervačního systému, kdy cestovní kancelář vlastní jak licenci rezervačního systému, tak i HW a SW vybavení nutné pro jeho provoz.

    Výhodou tohoto řešení je, že cestovní kancelář má plně pod kontrolou rezervační systém a veškeré IT prostředky. Nevýhodou jsou vyšší náklady na provoz, protože cestovní kancelář musí vlastnit a udržovat nejen IT vybavení, ale také platit jejich správce.

    V tomto způsobu implementace rezervačního systému PYXIS je cena dána cenou licence rezervačního systému, která nemá žádné omezení počtu uživatelů nebo zájezdů a ani žádná další omezení, a cenou implementace, která se odvíjí od konkrétních požadavků cestovní kanceláře na případné úpravy rezervačního systému.

  2. Pronájem rezervačního systému

    V případě pronájmu rezervačního systému jde o tzv. hostované řešení, kdy si cestovní kancelář pouze pronajímá kompletní řešení, tedy nejen vlastní rezervační systém, ale také HW a SW prostředky nutné pro jeho provoz. Provoz rezervačního systému je pak zajištěn pomocí serverů umístěných na internetu a cestovní kancelář musí mít pouze zajištěn přístup na internet.

    Výhodou tohoto způsobu implementace jsou především velice nízké náklady na provoz rezervačního systému. Nevýhodou může být závislost cestovní kanceláře na připojení na internet, které je ale možné pojistit záložními způsoby připojení. Často zmiňovanou nevýhodou je také riziko potencionální ztráty dat, které ale společnost MULTIMA eliminuje důkladným zabezpečením serverů.

    V případě pronájmu rezervačního systému je cena dána především cenou měsíčního poplatku za pronájem. 

Obě varianty mají své výhody a nevýhody. A to jak provozní, tak finanční.

Z finančního pohledu jsou v případě první varianty velkou nevýhodou vyšší počáteční náklady na pořízení rezervačního systému, tak případě dalšího HW a SW nutného pro jeho provoz. Pro další provoz rezervačního systému implementovaného v cestovní kanceláři je nutné počítat jak s náklady na energie, tak na případnou podporu IT v cestovní kanceláři, ať již formou vlastního zaměstnance nebo nákupem služby správy IT od jiné společnosti.

Proti tomu v případě druhé varianty odpadají vyšší počáteční náklady, a prakticky po celou dobu pronájmu a užívání rezervačního systému jsou náklady konstantní.

Implementaci rezervačního systému je možné doporučit všude tam, kde je již provozován nějaký centrální systém a kde implementace rezervačního systému nepřinese výrazné zvýšení provozních nákladů na IT. Jde tedy především o střední a velké cestovní kanceláře.

Pronájem rezervačního systému je naopak vhodný pro menší až středně velké cestovní kanceláře, které dosud nemají vlastní centrální IT vybavení nebo naopak chtějí snížit provozní náklady na jeho běžný provoz.

Naší snahou je, aby nasazení a provoz rezervačního systému PYXIS proběhl hladce a pracovníci cestovní kanceláře od nejvyššího vedení až po prodejce byly spokojeni s jeho užíváním. Snažíme se vyjít našim klientům maximálně vstříc a nabízíme jim kvalitní produkty a služby, které usnadní chod cestovních kanceláří.