Náhrada nevyhovujícího řešení pro zpracování asistenčních i režijních faktur kombinuje nástroj NATHAN-AI a na míru upravené řešení vycházející z oblíbené služby Dokladovna. Výhodou při zpracování více než 100 000 různých dokumentů ročně je i nasazení ve vlastním datovém centru a plná integrace na interní informační systém a procesy.
Společnost GLOBAL ASSISTANCE a.s. (GA) je součástí mezinárodního koncernu Vienna Insurance Group. Jejím posláním je poskytnout pomoc v náročných situacích klientům smluvních pojišťoven a obchodních partnerů. Její asistenční centrum pracuje nepřetržitě a poskytuje komplexní asistenční služby pro motoristy, zdravotní a domácí asistenci na území ČR i mezinárodně. Společnost je také tvůrcem unikátního softwaru pro řízení asistenčních služeb a vlastní repatriační letadlo, sanitky a vyškolený zdravotnický personál.
60 000 faktur ročně vyžaduje efektivitu
V rámci komplexního vyřízení poskytnutých asistenčních služeb dochází ke zpracování velkého množství faktur a souvisejících dokumentů za poskytnuté služby (dodací listy, rozpis nákladů, akceptační protokoly atd…). Od odtahu vozidel, přes jejich servis, domácí asistenci, dopravu, až po lékařská ošetření. Celkem je tak ročně zpracováno více než 60 000 faktur a dohromady více než 100 000 dokumentů od nejrůznějších dodavatelů a poskytovatelů služeb napříč celým světem. V minulosti byl na zpracování došlých faktur využíván externí nástroj, poskytovaný jako služba, který však nevyhovoval jak z pohledu funkce, tak především flexibility možností specifických úprav dle potřeb Global Assistance, integrace na hlavní interní systém společnosti a podpory procesů, kdy různé typy faktur jsou zpracovávány jiným způsobem. Proto se odpovědní pracovníci společnosti rozhodli vybrat nové řešení a jako nejvhodnější cestu vybrali návrh společnosti MULTIMA.
Výhody prověřeného řešení upraveného na míru
Společnost MULTIMA má ve své nabídce několik variant řešení potřeb v oblasti digitalizace, vyčítání dat a celkového procesu zpracování faktur. Po zvážení požadavků společnosti Global Assistance byla jako nejvhodnější varianta vybrána kombinace prověřeného nástroje NATHAN-AI pro vytěžování obsahu faktur s na míru upraveným klonem oblíbené aplikace Dokladovna, který byl upraven dle konkrétních potřeb klienta a také integrován s interními systémy. Další výhodou tohoto řešení je také nasazení všech jeho součástí do lokálního datového centra klienta.
Rychlé nasazení díky modulární architektuře
Jednou z výhod zvoleného řešení je možnost jeho úpravy na míru potřebám klienta, tedy jak integrace do interního informačního systému, tak přizpůsobení celého procesu zpracování a oběhu dokladu v rámci schvalování. Zde přichází na scénu JMF (Java Multima Framework), sada technologií, struktur a předpřipravených modulů, které zjednodušují a zrychlují vývoj aplikací, a na které je postavena i aplikace Dokladovna.
Pochopitelně bylo potřeba na začátku provést kvalitní byznys analýzu potřeb a navrhnout optimální architekturu řešení. Tuto část pracovníci společnosti MULTIMA realizovali formou sady workshopů a individuálních pohovorů s klíčovými uživateli. Výsledkem byla mapa procesů a popis uživatelských scénářů. Důležité bylo zaměření na rozdílnost procesů pro asistenční a režijní faktury, stejně jako potřeba úzké integrace na interně vytvořený systém pro zpracování asistenčních případů, na ekonomický systém, lokální IdM systém a poštovní server. Po vzájemném doladění a odsouhlasení těchto výstupů byla finalizována architektura řešení a mohla být zahájena implementační fáze.
Celé řešení je možné rozdělit do tří vzájemně propojených částí:
- Vytěžování (extrakci) a validaci dat z došlých faktur zajišťuje nástroj NATHAN-AI, což je model umělé inteligence na bázi strojového učení, který vytvořila společnost MULTIMA a je využíván různými zákazníky a partnery v jejich řešeních. V tomto případě proběhlo jeho drobné přizpůsobení potřebám klienta a především nasazení do lokálního datového centra pro zajištění větší kontroly, maximální bezpečnosti a souladu celého řešení s IT strategií společnosti Global Assistance.
- Řízení celého procesu od příjmu dokladu, jeho odeslání na vytěžení, kontrolu, schválení a předání k dalšímu zpracování zajišťuje upravený klon aplikace Dokladovna. Tato část obsahuje hlavní uživatelské prostředí, které je jednoduché, příjemné a intuitivní na ovládání. Právě díky tomu, že byla k jeho tvorbě využita sada JMF, byly možné efektivní úpravy celého procesu a jeho rozšíření o schvalování a aspekty zpracování asistenčních případů.
- Integrace na okolní systémy, především pak přenos schválených faktur do účetního systému a párování faktur s konkrétními asistenčními zásahy v Systému řízení asistenčních zásahů je realizována pomocí připraveného REST API rozhraní.
Připravený systém byl nasazen do vlastního datového centra klienta a po důkladném otestování, akceptačních testech a zaškolení uživatelů, byl po řádově nižších jednotkách měsíců od zahájení prací uveden do produkčního režimu.
Výkonný systém připravený k rozvoji
Nasazením nového řešení pro vytěžování a zpracování došlých faktur, účtenek a dalších dokumentů získala společnost Global Assistance k ruce výkonného pomocníka, díky kterému dosáhla:
- Výrazného zvýšení efektivity – zpracování velkého objemu faktur je rychlé a přesné.
- Vyšší úspěšnosti vytěžování dat díky AI modelu NATHAN.
- Sjednocení procesů mezi režijními a asistenčními fakturami.
- Bezproblémové integrace do stávajících systémů, která minimalizuje ruční práci.
Zvolená architektura a možnosti jednotlivých částí současně nabízí další možnosti k rozvoji. A to jak v počtu, či typu zpracovávaných dokumentů, například zpracování i interních účtenek, tak ve způsobu pořízení – včetně pořízení přímo v terénu prostřednictvím mobilní aplikace. Dalším plánovaným rozšířením je pak napojení na bankovní systém pro párování plateb s konkrétními doklady a asistenčními případy.
U každého projektu je důležitá spokojenost uživatelů a jeho přínos pro organizaci. V tomto případě se společnou prací Global Assistance a MULTIMA podařilo dosáhnout obou cílů. Uživatelé mají k dispozici příjemné a fungující prostředí, které jim zjednodušuje práci, a firma nástroj, který snižuje potenciální chyby a zvyšuje produktivitu.
„V průběhu projektu mě oslovila skvělá vzájemná komunikace a k tomu organizace práce ze strany společnosti MULTIMA.“ hodnotí průběh projektu finanční ředitelka Lenka Kubatová. „Nyní nejvíce oceňuji, že mám díky novému řešení větší klid a vím, že když o tom nevím, tak to funguje“ dodává s úsměvem.
Obrazovka1: Uživatelské prostředí – přehled dokladů a jejich stav
Obrazovka 2: Detail dokladu s mapováním vytěžených polí
Obrazovka 3: Agenda „Kontejnerů“ – v jednom příchozím e-mailu může být kromě faktury také další dokumentace k asistenčnímu případu (potvrzení o provedení, položkový rozpis, …). Tato část umožňuje jejich efektivní správu.
