Microsoft 365
optimalizujte úložiště
V současné době se čím dál tím více setkáváme s problémem, kdy uživatelé v organizacích používají pro ukládání dokumentů různé platformy jako Teams, OneDrive a Sharepoint, aniž by existovala pravidla, která by takovou práci s dokumenty upravovala.
Takový stav může mít celou řadu nežádoucích důsledků:
- Může dojít k ztrátě nebo poškození dat, pokud uživatelé nezachovávají správné zálohování nebo synchronizaci svých souborů .
- Může být obtížné najít a sdílet potřebné informace, pokud uživatelé nemají jednotnou strukturu složek, názvy souborů nebo oprávnění k přístupu .
- Může dojít k duplikaci nebo zastarání obsahu, pokud uživatelé nevědí, kde má kdo co uloženo, která verze je aktuální, nebo jak řešit konflikty verzí.
Tyto problémy mohou výrazně snižovat produktivitu, spolupráci a bezpečnost v organizaci. Proto je důležité mít jasnou strategii pro správu dokumentů, která stanoví pravidla a postupy pro používání různých platforem.
Kompletní služby pro vás
Naše společnost proto nabízí službu, která vám pomůže s vytvořením takové strategie. Zahrnuje konzultace, analýzu, návrh, implementaci a podporu pro řešení založených na platformách Teams, OneDrive a Sharepoint.
Jako nadstavbu této služby pak nabízíme tvorbu aplikací, workflow, analytiku a umělou inteligenci pro vaše podnikové potřeby s vyžitím funkcionalit Power Platform. Více o této službě naleznete zde.
Cílem těchto nabízených služeb je především zvýšení produktivity, spolupráce a efektivity vašich procesů. Snížení nákladů, rizik a problémů spojených s manuálními nebo zastaralými procesy. Zlepšením kvality, spokojenosti vašich zákazníků nebo zaměstnanců a v neposlední řadě zvýšení flexibility, škálovatelnost a inovativnost vašich řešení.
Krok 1
Zjištění stávajícího stavu
Zjištění aktuálního stavu a potenciálních problémů s ukládáním a sdílením dokumentů v organizaci, zhodnocení potřeb a požadavků uživatelů, identifikaci možností pro optimalizaci a zlepšení.
Definice potřeb a cílů
Stanovení cílů a očekávání pro budoucí stav správy dokumentů, definice požadovaných funkcionalit a vlastností, vymezení rozsahu a rozdělení projektu do fází a milníků.
Krok 2
Krok 3
Koncept řešení
Vytvoření konceptu a architektury pro správu dokumentů v Microsoft 365, výběr vhodných platforem, nástrojů a funkcí, navržení struktury složek, metadat, štítků, oprávnění, procesů a postupů pro ukládání, vyhledávání a sdílení dokumentů.
Implementace a adopce
Instalace a konfigurace platforem, nástrojů a funkcí pro správu dokumentů v Microsoft 365, případná migrace existujících dokumentů z jiných zdrojů, testování a ověřování funkčnosti a bezpečnosti řešení. Podpora adopce nového prostředí/konceptu uživateli.
Krok 4
Krok 5
Průběžná podpora
Poskytování pravidelné údržby, aktualizací, řešení případných problémů nebo incidentů, školení a poradenství pro uživatele i správce.