Mohou kopiloti reálně zvýšit produktivitu zaměstnanců a zrychlit interní procesy? Je to spíše marketing v rámci všeobecné AI bubliny, nebo už jsme ve fázi reálných přínosů? A pokud ano, kudy vede správná cesta?
Autor: Dalibor Lukeš
Kdo, nebo spíše co, je vlastně kopilot?
Kopilot je digitální asistent. Podobně jako „cobot“ ve výrobě, je kopilot parťák, který spolupracuje s člověkem jako jeho pomocník. V tomto případě i jako rádce, oponent, korektor. Kopilot kombinuje prvky umělé inteligence, jako strojové učení a velké jazykové modely, pracuje v kontextu stejných dat jako má k dispozici uživatel, učí se z interakce s člověkem a přizpůsobuje se jeho potřebám, preferencím nebo stylu práce. Kopilot nenahrazuje člověka, ale spíše ho podporuje, rozvíjí a působí jako zdroj zlepšení produktivity, kvality, kreativity a spokojenosti. Není tedy správné říkat, že nás nahradí AI, ale spíše nás může nahradit člověk, který správně využívá AI, v tomto případě umí efektivně používat kopilota.
Osobní asistent
První oblastí, kde kopilot pomáhá je osobní produktivita. Ať už jste vývojář, kterému napíše kus kódu; manažer, kterému z dokumentu vytvoří prezentaci; obchodník, kterému připraví odpověď na e-mail od klienta, nebo markeťák pro kterého připraví text příspěvku na sociální sítě. Neudělá za vás vše, ale pomáhá. To jak moc pomáhá, záleží na tom, jak dobře mu zadáte úkoly. A také na tom, jestli se jedná o obecný nástroj, jako ChatGPT, nebo nástroj, který rozumí a pracuje ve vašem kontextu. Tedy zda zná vaši komunikační historii, má přístup k vašim dokumentům, zná váš styl – třeba jako do prostředí Office integrovaný Copilot pro Microsoft 365. S čím typicky kopilot pomáhá v oblasti osobní produktivity (vše osobně vyzkoušeno v praxi s prokazatelným přínosem):
- Napíše koncept textu na zadané téma, případně navrhne klíčové body.
- Navrhne jinou, alternativní formulaci textu. Inspiruje.
- Udělá souhrn dlouhého texty s vypíchnutím klíčových bodů.
- Odpoví na e-mail.
- Vygeneruje prezentaci na základě textu.
- Napíše kód či ho okomentuje.
- Vizualizuje hrubá data. Vytáhne klíčové trendy.
- Vygeneruje nápady na vybrané téma.
- Přeloží text, opraví gramatiku či styl.
- Navrhne grafiku, nakreslí obrázek dle textového zadání.
Osobní kopilot je super věc. Když se s ním naučíte efektivně pracovat, tak má potenciál opravdu výrazně zvednout produktivitu. Ale na začátku je opravdu potřeba pochopit a naučit se jej správně využívat. Adopční kampaně mi tak v této oblasti dávají ještě vetší smysl než dříve.
Digitální recepční či agent?
Osobního asistenta možná nevyužijí všichni. Každý ale někdy potřebuje poradit s firemním procesem, postupem v konkrétní situaci, získáním kontaktu na kolegu znalého určité problematiky, nebo třeba najít a zarezervovat parkovací místo pro návštěvu. V tu chvíli přichází na scénu sdílený firemní kopilot. Třeba u nás mu říkáme digitální recepční, protože prostě nejlépe ví, jak to u nás ve firmě chodí. Je naučený na firemních směrnicích, pravidlech, interních dokumentech. Kromě toho ale může vykonat i akce – třeba zmíněné rezervace, ale i předání vzkazu, naplánování schůzky, objednání kancelářského vybavení či občerstvení. Výhodou je, že takového kopilota může mít přístupný bez zaškolení v podstatě kdokoliv z organizace. A třeba jeho využití v rámci podpory nováčků má potenciál velké úspory času ze strany HR pracovníků. Příkladem takového asistenta je třeba naše ESTER AI.
Procesy řízené kopilotem
Od tohoto “centrálního” firemního kopilota je už pak jen krůček ke kopilotům, kteří pomáhají s procesy. Jak to dělají? Vykonávají rutinní činnosti, hlídají termíny či průběh procesu. Například jeden takový kopilot nám třídí doručenou poštu – čte e-maily a dle slovního zadání (“poptávky posílej na obchod”) je pak vyřizuje. Další typ může dohlížet na průběh digitalizovaných procesů a upozorňovat, na zpoždění jednotlivých kroků, či nereagování konkrétního uživatele na akce napříč různými procesy. Podobně může analyzovat průběhy různých procesů a identifikovat potenciální oblasti k optimalizace, nebo detekovat nestandardní chování a s tím spojená rizika. A v neposlední řadě může uživatelům pomáhat s pochopením procesů, vysvětlením jejich průběhu a také jejich zahájením.
Je či není to pro všechny?
Zmínil jsem tři typy kopilotů. Už z jejich stručného popisů se dá vyvodit, že ne každý pracovník v organizaci musí mít přístup ke všem kopilotům. Je asi zbytečné, aby všichni používali osobního kopilota integrovaného v kancelářském balíku. Bylo by to neúměrně nákladné (alespoň prozatím). Nicméně centrální firemní kopilot se hodí každému.
Na co si dát pozor
Nasazení a používání kopilotů, ale přináší i rizika. A to nejen z pohledu přílišného spoléhání uživatelů na výstupy jejich práce a neověřování správnosti, relevance a kvality. Ale velkým tématem je i bezpečnost dat.
- Při používání kopilotů ve firemním prostředí je důležité dodržovat zásady ochrany osobních a citlivých dat, jako jsou GDPR, a neposkytovat kopilotům přístup k datům, která by mohla ohrozit soukromí nebo bezpečnost klientů, zaměstnanců nebo společnosti.
- Současně je potřeba nastavit a používat kopiloty tak, aby se ke konkrétnímu uživateli dostala pouze taková informace, ke které má standardně přístup (i když má kopilot přístup k výrazně větší sadě informací napříč organizací).
- Je také nutné zajistit, aby kopiloti byli řádně testováni a ověřeni před nasazením do reálných pracovních situací, aby se minimalizovaly možné chyby, škody nebo nesrovnalosti, které by mohly vést k právním nebo etickým problémům, ztrátě důvěryhodnosti nebo reputace nebo snížení kvality výsledků nebo poskytovaných služeb.
- Dalším aspektem, na který je třeba si dát pozor, je transparentnost a odpovědnost používání kopilotů ve firemním prostředí. Je proto potřeba nastavit vnitřní pravidla pro jejich používání a definovat způsob informování ostatních stran (kolegové, klienti, partneři,..) o situacích, kdy s nimi interaguje kopilot.
Naučit se nový přístup je klíčem k vyšší produktivitě
Jak to tedy je s odpovědí na otázku, zda kopiloti pomáhají k vyšší produktivitě? Má odpověď je: ano, mohou výrazně pomoci. Ale jako s každou technologií, či službou, se musíme s kopiloty naučit správně zacházet. Vědět kdy a k čemu použít, především pak jak. Na tom záleží, zda budeme spokojeni a tato nová, fantastická, technologie nám opravdu pomůže být efektivnější v naší práci.
Pokud máte zájem se dozvědět více o umělé inteligenci, neváhejte nás kontaktovat. Uděláme pro vás interaktivní workshop a vše předvedeme. Případně se podívejte na naše stránky věnované této oblasti zde.