ŘÍZENÁ DOKUMENTACE
MULTIMA Řízená dokumentace je aplikace pracující na platformě SharePoint, která umožňuje kompletní práci s důležitými formálními firemními dokumenty, například interními normami a smlouvami. Funguje na jedné straně jako bezpečné úložiště různých druhů dokumentů, umožňuje jejich snadné vytváření, připomínková a oponenturní řízení, schvalování a nakonec také efektivní sdílení.
MULTIMA Řízená dokumentace je zcela elastická, přizpůsobí se snadno všem typům firemních procesů. Automatizuje a tím i velmi zefektivňuje vnitřní komunikaci a sdílení firemního know-how. Je dokonalým pomocníkem všech typů organizací bez ohledu na jejich zaměření a velikost.
Jak MULTIMA Řízená dokumentace pracuje?
- Aplikace MULTIMA Řízená dokumentace slouží jako nástroj pro realizaci a řízení procesů vzniku, oponentury, schvalování a sdílení důležitých firemních dokumentů – od interních norem a směrnic po různé typy firemních smluv a ujednání. Autor (tzv. Garant) má v systému možnost vytvořit dokument a vyvolat připomínkové řízení.
- V případě interních norem může být Garantem kterýkoli pracovník, v registru smluv bývají pověřenými garanty vysoce specializovaní zaměstnanci (definování Garantů je však samozřejmě v kompetenci klienta).
- Pro vytvoření dokumentu může Garant využít celou škálu předpřipravených šablon dle typu požadovaného dokumentu.
- Při vzniku dokumentu může Garant vyzvat k připomínkovému řízení libovolný počet zaměstnanců (dle definovaných firemních procesů). Připomínkující mohou být také nastaveni automaticky – např. podle organizační struktury firmy.
- O průběhu připomínkového řízení je každý jeho člen průběžně informován elektronickou poštou.
- Připomínkující zaměstnanec získá po přidělení oponenturního práva přístup k připomínkovanému dokumentu.
- Připomínkující může delegovat tento úkol na jiného zaměstnance (svého zástupce v rámci oddělení či projektu).
- Systém sám sleduje definovanou vytíženost jednotlivých připomínkujících a neumožní případné zahlcení jednotlivých pracovníků nadměrným počtem oponentur.
- Administrátor kontroluje všechny formální kroky vzniku dokumentu a také průběhu a výsledků připomínkového řízení.
Co MULTIMA Řízená dokumentace umí?
- Systém poskytuje všem svým uživatelům kompletní záznam jednotlivých kroků – od vzniku dokumentu po jeho schválení.
- Systém je zcela elastický – dokáže se přizpůsobit všem typům procesů, všem druhům organizačních struktur apod.
- Editace, čili nastavení parametrů systému MULTIMA Řízená dokumentace je snadná a rychlá a nevyžaduje specializované IT dovednosti.
Případová studie
Aplikace byla použita jako výchozí bod pro tvorbu “Registru smluvní dokumentace” a “Centrálního registru interních norem” ve společnosti Kooperativa.
Oba projekty slouží k větší transparentnosti pracovního workflow, automatizaci procesu, které se doposud řešily emailem, ideálně k úplné eliminaci tištěné dokumentace a k přehlednému archivování těchto dokumentů na jednom místě.
Důkazem funkčnosti a zároveň hnacím motorem pro nové projekty, je pozitivní zpětná vazba od kolegů a také nominace do Top 14 projektů v rámci prestižní soutěže Deloitte Legal Disruptors Awards.
