M | Compliance – Směrnice
Tvorba, schvalování i seznámení se směrnicemi pod kontrolou
Aplikace M | Compliance je moderní řešení pro správu a kontrolu oběhu směrnic v organizaci, postavené na platformě M365 a PowerPlatform. Je určena pro všechny organizace, které potřebují mít přehled o tom, kdo a kdy se seznámil s jednotlivými směrnicemi a jaký byl celý životní cyklus daného dokumentu.
- Zvýšení efektivity: Automatizace procesů vytváření, revize a schvalování směrnic šetří čas a zvyšuje produktivitu.
- Buďte informováni: Automatické upozornění majitele směrnice na nutnost revize dokumentu či uživatele na potřebu připomínkování, schválení, či seznámení se směrnicí.
- Transparentnost a dohled: Ucelený přehled o životním cyklu směrnic a míře seznámení zaměstnanců s nimi.
- Bezpečnost a auditovatelnost: Zajištění bezpečnostních procesů a schopnost generování auditních reportů zaručují vysokou míru bezpečnosti a průhlednosti.
Součást sady aplikací M | Apps.
Snadné a rychlé zavedení díky využití již provozované platformy.
Klíčové funkce
1 - Automatizace procesu tvorby a distribuce směrnic
- Příprava směrnice: Uživatelé mohou snadno vytvářet nové směrnice, včetně vyplnění metadat, připojení dokumentů (např. PDF nebo Word) a nastavení skupin, pro které je směrnice určena.
- Připomínkování směrnice: Možnost zapojení připomínkujících, kteří mohou dokument komentovat a navrhovat úpravy. Notifikace informují všechny zúčastněné o nových směrnicích a jejich stavu.
- Schvalování směrnice: Po zapracování připomínek se směrnice odesílá ke schválení vybraným schvalovatelům, kteří mohou směrnici schválit nebo zamítnout s komentářem.
2 - Prokazatelné seznámení se směrnicemi
- Seznam a filtrování směrnic: Uživatelé (zaměstnanci) vidí přehled všech směrnic a mohou je filtrovat podle různých parametrů.
- Seznámení se směrnicí: Zaměstnanci obdrží notifikace o nových směrnicích, které jsou pro ně relevantní a které vyžadují seznámení. Po přečtení směrnice mohou potvrdit své seznámení s dokumentem přímo v aplikaci.
- Kontrola stavu seznámení: Uživatelé mohou sledovat, kdo se s jakou směrnicí seznámil a kdo překročil termín pro seznámení. Automatické notifikace informují o stavu seznámení.
3 - Podpora bezpečnostních procesů a auditů
-
Evidence a archivace: Aplikace uchovává kompletní historii tvorby, připomínkování a schvalování směrnic. Uživatelé mohou směrnice archivovat podle potřeby.
-
Reporty a audity: Možnost generování reportů pro účely auditu, včetně informací o tom, kdo a kdy směrnici vytvořil, schválil a kdo se s ní seznámil.
Ukázka prostředí aplikace M | Compliance. Detail historie přípravy, schvalování a seznamování se směrnicí.
Uživatelské role
Správce směrnic
- Vytváření a publikace směrnic.
- Výběr připomínkujících a schvalovatelů.
- Monitorování a notifikace o stavu připomínkování a schvalování.
Schvalovatel
- Schvalování nebo zamítnutí směrnic s možností přidání komentářů.
- Filtrování a sledování směrnic, které vyžadují jeho schválení
Připomínkující
- Přijímání notifikací o nových směrnicích.
- Komentování a připomínkování dokumentů.
- Potvrzování dokončení připomínkování.
Zaměstnanci
- Zaměstnanci s identitou / bez identity
- Seznámení se směrnicemi.
- Potvrzování seznámení s dokumenty.
- Přijímání notifikací o stavu seznámení.
